5W2H分析法又稱「七何分析法」,任何事情皆可用這7大面向去思考,對於不善分析問題的人,只要多加練習即可上手。
撰文 / 張鴻 yenyen@managertoday.com.tw
銷售成績為什麼一直無法提升?產品為什麼賣不出去?為什麼每次提的計畫總是不被主管採納……。碰到問題時,許多人腦海中浮現的第一個疑問就是「為什麼」,老是想不透,到底是哪裡出了問題?
然而,問題解決專家告訴我們,與其不斷自問「為什麼」,倒不如先學會如何提出對的問題!誠如福特汽車(Ford Motor Company)前執行長唐諾?彼得森(Donald Peterson)所說:「多問一些對的問題,就不必花費許多氣力去找尋所有的答案。」
在職場中,頭腦清楚、邏輯思路清晰的大有人在;但是,卻也有些人說話老是抓不到重點,講了老半天,大家還是聽不懂。碰到後者,就算是提醒他們說得「更聚焦一點、更具體一些」,也沒什麼用,因為所謂的「具體」,並非只要改變措辭或提升表達能力就能做到,而是要看當事人對於議題了解多深入、能夠分析到多細。換言之,對於問題不夠敏感,或是根本看不出毛病,其實與平時就不善於提問大有關連。
大多數人之所以不知道如何問問題,最主要的原因就是缺乏訓練,而在所有邏輯思考法中,「5W2H」可說是最容易學習和操作的方法之一。5W2H是在二次大戰時,由美國陸軍兵器修理部所提出,之後廣泛應用於企業決策和管理議題上,有助於工作者在思考問題時不會有所疏漏。
5W2H分析法又稱「七何分析法」,包括:Why(為什麼做)、What(做什麼)、Where(在哪裡做)、When(何時做)、Who(由誰做)、How(如何做)、How much(成本是多少)。更詳細地說:
What就是確立問題,了解「目的是什麼?做什麼工作?」
Why是說明背景或提出問題,也就是「為什麼要這麼做?理由何在?原因是什麼?」
When指的是時間,設定「什麼時間完成?什麼時機最適宜?」
Who是對象,指明「由誰來做?誰來完成?」
Where是地點,確認「在哪裡做?從哪裡入手?」
How是方法,提出「怎麼做?如何做會更好?如何實施?做法是什麼?」
How much則是花費或成本,計算「要花多少預算?金額是多少?」
任何工作如果缺少了這7個面向,即使提了案,也不會有具體進展。舉例來說,如果只傳達「下禮拜四要開會」,卻未事先說明「從幾點開到幾點」「在什麼地點開」「開會目的是什麼」等訊息,與會者就無法安排自己的時間表。
下次,當你再接到工作指令時,不妨試著用5W2H的角度去思考,相信做起事來更能事半功倍。
更多精采內文請詳見本期《經理人月刊》7月號
TOOL 014 5W2H法
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【作用】 可作為具體描述問題的方法,同時也可作為企劃案架構。
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【別稱】 七何檢討法
【摘要】
「七何檢討法」是「六何檢討法」的延伸,此法之優點以某事物或問題為中心,以七個角度去思考和解決問題,可作為描述問題與企劃案的思考架構。
一、用5W2H描述問題:
企劃最忌諱空泛不具體,對問題或現象的描述必須要力求精確、具體,5W2H法,是一種用於描述現象或問題點之具體化的技巧。
Who 誰 How 如何
When 何時 How much 多少成本
Where 何地 How many 幾個××
Why 為什麼
What 什麼方面
二、用5W2H構想企劃案:
此外,5W2H法也可以應用於企劃案的架構,例如人員訓練企劃案的的5W2H架構:
(一)Why為什麼?
為什麼要舉辦這樣的簡報?舉辦訓練的理由及動機何在?
(二)What需要什麼內容?
需要訓練些什麼內容?訓練哪些項目?要達到什麼標準?
(三)Who什麼人?
什麼人需要參加訓練?
學員有些什麼資格與條件?應怎樣來甄選?
什麼人來做訓練?講師應具有什麼樣的資格與條件?
(四)When什麼時候?
何時舉辦?
何時通知學員?
何時準備訓練所需教材?
何時採購?
(五)Where在什麼地方做訓練?
訓練場所的設備如何?
桌椅、投影機等相關設備是否齊備?
可容納多少人?
(六)How用什麼方式?
用什麼方法與方式來實施訓練?
(七)How much多少容量?多少費用?多少時間?
能容納多少人聆聽訓煉?
需要多少經費預算?
訓練需要多少時間?
【補充說明】
日本企業界經常運用5W2H手法作為企劃案/提案書的撰寫架構,請參考以下日本範例。
http://www-cont.newspt.co.jp/manual/yes/3/31be.html