主題學習／【邏輯力】5W2H：從各種角度想問題

5W2H分析法又稱「七何分析法」，任何事情皆可用這7大面向去思考，對於不善分析問題的人，只要多加練習即可上手。
撰文 / 張鴻 yenyen@managertoday.com.tw

銷售成績為什麼一直無法提升？產品為什麼賣不出去？為什麼每次提的計畫總是不被主管採納……。碰到問題時，許多人腦海中浮現的第一個疑問就是「為什麼」，老是想不透，到底是哪裡出了問題？

然而，問題解決專家告訴我們，與其不斷自問「為什麼」，倒不如先學會如何提出對的問題！誠如福特汽車（Ford Motor Company）前執行長唐諾?彼得森（Donald Peterson）所說：「多問一些對的問題，就不必花費許多氣力去找尋所有的答案。」

在職場中，頭腦清楚、邏輯思路清晰的大有人在；但是，卻也有些人說話老是抓不到重點，講了老半天，大家還是聽不懂。碰到後者，就算是提醒他們說得「更聚焦一點、更具體一些」，也沒什麼用，因為所謂的「具體」，並非只要改變措辭或提升表達能力就能做到，而是要看當事人對於議題了解多深入、能夠分析到多細。換言之，對於問題不夠敏感，或是根本看不出毛病，其實與平時就不善於提問大有關連。

大多數人之所以不知道如何問問題，最主要的原因就是缺乏訓練，而在所有邏輯思考法中，「5W2H」可說是最容易學習和操作的方法之一。5W2H是在二次大戰時，由美國陸軍兵器修理部所提出，之後廣泛應用於企業決策和管理議題上，有助於工作者在思考問題時不會有所疏漏。

5W2H分析法又稱「七何分析法」，包括：Why（為什麼做）、What（做什麼）、Where（在哪裡做）、When（何時做）、Who（由誰做）、How（如何做）、How much（成本是多少）。更詳細地說：

What就是確立問題，了解「目的是什麼？做什麼工作？」

Why是說明背景或提出問題，也就是「為什麼要這麼做？理由何在？原因是什麼？」

When指的是時間，設定「什麼時間完成？什麼時機最適宜？」

Who是對象，指明「由誰來做？誰來完成？」

Where是地點，確認「在哪裡做？從哪裡入手？」

How是方法，提出「怎麼做？如何做會更好？如何實施？做法是什麼？」

How much則是花費或成本，計算「要花多少預算？金額是多少？」

任何工作如果缺少了這7個面向，即使提了案，也不會有具體進展。舉例來說，如果只傳達「下禮拜四要開會」，卻未事先說明「從幾點開到幾點」「在什麼地點開」「開會目的是什麼」等訊息，與會者就無法安排自己的時間表。

下次，當你再接到工作指令時，不妨試著用5W2H的角度去思考，相信做起事來更能事半功倍。

更多精采內文請詳見本期《經理人月刊》7月號

TOOL 014 5W2H法
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【作用】 可作為具體描述問題的方法，同時也可作為企劃案架構。
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【別稱】 七何檢討法

【摘要】

「七何檢討法」是「六何檢討法」的延伸，此法之優點以某事物或問題為中心，以七個角度去思考和解決問題，可作為描述問題與企劃案的思考架構。

一、用5W2H描述問題：

企劃最忌諱空泛不具體，對問題或現象的描述必須要力求精確、具體，5W2H法，是一種用於描述現象或問題點之具體化的技巧。

Who 誰 How 如何

When 何時 How much 多少成本

Where 何地 How many 幾個××

Why 為什麼

What 什麼方面

二、用5W2H構想企劃案：

此外，5W2H法也可以應用於企劃案的架構，例如人員訓練企劃案的的5W2H架構：

（一）Why為什麼？

為什麼要舉辦這樣的簡報？舉辦訓練的理由及動機何在？

（二）What需要什麼內容？

需要訓練些什麼內容？訓練哪些項目？要達到什麼標準？

（三）Who什麼人？

什麼人需要參加訓練？

學員有些什麼資格與條件？應怎樣來甄選？

什麼人來做訓練？講師應具有什麼樣的資格與條件？

（四）When什麼時候？

何時舉辦？

何時通知學員？

何時準備訓練所需教材？

何時採購？

（五）Where在什麼地方做訓練？

訓練場所的設備如何？

桌椅、投影機等相關設備是否齊備？

可容納多少人？

（六）How用什麼方式？

用什麼方法與方式來實施訓練？

（七）How much多少容量？多少費用？多少時間？

能容納多少人聆聽訓煉？

需要多少經費預算？

訓練需要多少時間？


【補充說明】

日本企業界經常運用5W2H手法作為企劃案/提案書的撰寫架構，請參考以下日本範例。
http://www-cont.newspt.co.jp/manual/yes/3/31be.html